Внеси свою лепту: Автоматизация благотворительного фонда

Когда процесс нестандартный, а бюджет небольшой — поиск решения для автоматизации превращается в ту еще историю.
Благо, фонд «Лепта» сразу понял, что ему подойдет SFA.
О том, как с помощью ST-Mobi.com автоматизировали сбор вещей, сданных на благотворительность, рассказывает менеджер по рекламациям и сервису фонда «Лепта» Екатерина Чистякова.

Паспорт проекта

Компания: благотворительный фонд «Лепта».
Сфера деятельности: организация сбора вещей.
Регион: Санкт-Петербург и Ленинградская область.
Старт проекта: декабрь 2020.
SFA: ST-Mobi.com.
Мобильные пользователи: 15 водителей и 2 мастера.
Офисные пользователи: 2 руководителя и диспетчер.

Рециклинг одежды

Фонд «Лепта» занимается сбором вещей.
Мы принимаем одежду, обувь, аксессуары, постельное белье, одеяла, игрушки, книги, предметы интерьера и даем вещам вторую жизнь:

• часть раздаем по социальным картам пенсионерам, людям с инвалидностью, многодетным и малоимущим семьям;
• часть отправляем в различные социальные организации и центры помощи;
• остальное продается в благотворительных магазинах.

Вырученные деньги мы направляем на оплату курсов реабилитации детям с ДЦП и восстанавление старинных памятников архитектуры.
Каждую неделю «Лепта» раздает 1-2 тонны вещей и одевает бесплатно около 750 человек.

Прошлый год был для нас тяжелым.
Из-за закрытия магазинов мы несколько месяцев не получали выручку, продолжая платить аренду и зарплату.
Но, несмотря на трудности, оказали финансовую и гуманитарную помощь в запланированном объеме.

Избежать свалки: Как работает сбор вещей

В Санкт-Петербурге и Ленобласти стоят 250 брендированных контейнеров со слоганом «Внеси свою лепту».
Люди кладут в них пакеты с вещами.
Наши водители объезжают контейнеры, достают пакеты и привозят на склад сортировки.
Пригодные вещи мы отправляем в благотворительные магазины, а непригодные перерабатываем на ветошь.

Переполненный контейнер — это плохо: людям приходится оставлять пакеты с одеждой и прочим прямо на земле.
«Бесхозные» вещи иногда уносят воры или разбрасывают вандалы.
У благотворителя может сложится впечатление, что мы не работаем, и нет смысла что-то сюда приносить.

Конечно, мы стараемся не допускать таких ситуаций.
На контейнерах указан телефон, по которому мы просим позвонить, если место закончилось.
Диспетчер принимает звонки и направляет водителя на «точку».

Городские службы проверяют состояние оборудования.
Нас штрафуют, если контейнеры грязные, обклеены рекламой, разрисованы или поломаны.
Поэтому у нас есть мастера, которые раз в неделю посещают каждый контейнер, очищают его и чинят.

Нам не хватало инструмента контроля.
Мы не понимали, из какого контейнера вещи уже забрали, а из какого — нет.
А еще — какие контейнеры пора проверить, починить и очистить от грязи.
Стало понятно: пора автоматизироваться.

Без маршрута

Процессы «Лепты» похожи на работу торговых агентов, поэтому мы искали систему автоматизации среди решений для FMCG.
Стоимость одного оказалась слишком высокой для нас.
В остальных системах требовалось составлять ежедневные маршруты — назначать конкретную дату «посещения» каждого контейнера.
А наши водители сами выбирают день и время «визита», их главная задача — объехать все контейнеры дважды в неделю.

В итоге мы выбрали ST-Mobi.com.
Сервис подошел нам по стоимости и функционалу.
Мы сформировали территории: у сотрудников от 6 до 33 контейнеров.
Создавать обязательный маршрут не нужно: водитель сам назначает себе визит перед поездкой за вещами.
Нам всё нравится: сотрудники продолжают объезжать контейнеры, когда им удобно, а мы быстро получаем нужную информацию.

Очень полезно ограничение по удаленности от «точки»: водитель не может оформить визит, если находится далеко от контейнера.
Мы, руководители, можем быть уверены: если посещение в программе есть, значит, человек там был.

Используемый функционал

Задачи

Звонки о переполненных, грязных или неисправных контейнерах принимает диспетчер.
Затем он ставит в ST-Mobi.com задачи дежурному водителю и мастеру.
Чтобы сотрудники ничего не пропустили, им дополнительно высылается напоминание «есть новая задача».
Выполнение тоже контролируем через сервис.

Отчеты

Мы смотрим отчетность по всем контейнерам вместе и по каждому в отдельности, общие по команде и индивидуальные по сотруднику.
Диспетчер ежедневно отслеживает состояние контейнеров.
Я провожу мониторинг раз в неделю — оцениваю состояние парка оборудования и проверяю, что все контейнеры объехали дважды.

Опросные листы

Водители забирают вещи и заполняют анкету в мобильном приложении — сколько мешков забрали, был ли контейнер переполнен, поломано ли оборудование, степень загрязнения (0%, 20%, до 50% или больше).
С помощью этих опросных листов мы отслеживаем состояние оборудования, и, если нужно, отправляем мастера починить или почистить контейнер.
Мастера тоже заполняют опросные листы.

По умолчанию опрос заполнен стандартными ответами.
Если все в порядке, сотрудник просто нажимает «Ответить».
Ответы можно дополнить комментариями.
Результаты опросов помогают управлять парком оборудования и понимать, нужны ли в локации дополнительные устройства для сбора.
Например, мы установили в новом ЖК контейнер, а он постоянно полный.
Люди несут хорошие вещи и переживают, что их некуда положить: значит, нужно поставить второй контейнер.

Опрос для мастераОпрос для водителя

Фотоотчеты

Мастера после очистки и починки фотографируют контейнеры с четырех сторон, а мы проводим аудит и убеждаемся, что контейнер в приличном состоянии.
В случае серьезной поломки делается фотоотчет и до, и после ремонта.

Найти применение

С помощью ST-Mobi.com мы навели порядок в отделе сбора.
Мы очень довольны — все хорошо работает, все устраивает.
Теперь мы видим, что водители посещают контейнеры положенные 2 раза в неделю, а обслуживающий персонал очищает, прибирает, чинит.
Нам стало намного удобнее работать, ведь вести таблицы в экселе и ставить задачи в ватсапе — это прошлый век.

Программа мощная, с широким функционалом, а мы пользуемся совсем маленькой частью ее возможностей.
Мы пытаемся придумать, как можно было бы использовать ST-Mobi.com в работе магазина и склада.
Эти сферы — непрофильные для системы, но ведь и наш проект — нестандартный.
А такие программы, как ST-Mobi.com, просто необходимо применять в работе всех подразделений, где только можно.