Food Union: дикая сезонность

После введения Россией продовольственного эмбарго, латвийский холдинг Food Union приобрел старейшую ленинградскую фабрику мороженого. За счет успешного менеджмента «Хладокомбинат N1», у которого еще зимой 2016 не было торговой команды, к лету вошел в тройку лидеров по продажам в сетях Северо-Западного региона. Рассказывает руководитель отдела продаж «Хладокомбината №1» Станислав Тарасов:

Станислав Тарасов, Руководитель отдела продаж, Food Union

Сегодня Food Union — один из крупнейших в ЕС производителей мороженого: у нас есть мощности в Латвии (домашняя площадка), в Эстонии, Норвегии, Румынии и Дании, строим молокоперерабатывающий завод в Китае. Самые популярные бренды мороженного — Ekselence, Pols, Nu fruit — появились на российских прилавках пять лет назад, с 2015 года мы продвигаем продукцию «Хладокомбината №1». Развитие питерской фабрики начали с расширения линейки, ребрендинга и построения команды продаж. Торговые агенты в Латвии автоматизированы, так что мы сразу понимали, что нам тоже нужны гаджеты с приложением, которое поможет нам работать быстро и удобно. А еще избавит нас от бюрократии и позволит оперативно получать отчетность с полей. Латвийская программа не локализована на русский язык, поэтому мы искали местного поставщика.

Без пробуксовки

— Особенность нашей компании в том, что мы оперативно принимаем решения: не пробуксовываем, ничего не согласовываем долго. Нам хватило недели, чтобы изучить сайты поставщиков и проанализировать пул клиентов каждого. Некоторые поставщики предлагают и цены совсем низкие, и условия, на первый взгляд, очень интересные.

Ключевой фактор — сотрудничество разработчика системы с крупными компаниями. Это признак того, что в программе будет дополнительный функционал. И если продукт устраивает ведущих игроков рынка, то шанс, что он устроит и нас — выше.

Коллегиально приняли решение в пользу «Системных Технологий» и, поскольку нам неудобно хранить информацию на своих серверах, облачного сервиса ST-Mobi.com.

Зима, лето и снова зима

— Наши «торговые» много занимаются мерчандайзингом: работают с выкладкой и холодильным оборудованием, ставят задачи «мерчам». Длительность визита зависит от офф-тейка: чем выше уходимость, тем больше времени требуется, чтобы выложить продукт, проверить морозильные камеры, договориться о заказе. И у нас дикая сезонность. Каждый раз, переходя из лета в зиму и обратно, мы вынуждены менять стандарт работы: в высокий сезон визиты длиннее, и агент успевает пройти меньше магазинов, в низкий сезон — наоборот. Из-за этого мы не можем раз и навсегда определить ни оптимальную продолжительность посещения, ни число «точек» дневного маршрута. До автоматизации максимум, что мы себе позволяли — отследить один день одного сотрудника и опираться на это при планировании загрузки всей команды.

Сервис ST-Mobi.com помог нам проанализировать рабочий день самых ответственных «торговых». Мы поняли, сколько времени должно уходить на визиты и на дорогу, выработали единую модель, выстроили рейтинг торговых точек, поделили их на четыре типа, для каждой — свой тайминг и свои этапы визита. Теперь в основе наших стандартов лежат не просто ощущения или желания, а подпитанная цифрами информация.

Автоматизированные процессы

• Формирование заказа (заодно разгрузили операторов, принимавших заявки по электронной почте).
• Мерчандайзинг, включая мониторинг цен в режиме реального времени. Отслеживаем фактическое количество «фейсов» против «залистованного» для анализа соответствия матрице.
• Формирование маршрутов торговых представителей, начали отслеживать посещаемость магазинов с точки зрения частоты и последовательности.
• Проведение фотоотчета до и после посещения «точки» (исключили человеческий фактор и риск фальсификаций и ошибок).

От ощущений к аналитике

— В некоторых магазинах мы видели хронический аутофсток из-за того, что ЛПР не торопится делать заказ. Но при этом продукция «Хладокомбината №1» ему нужна, и он готов согласовать сформированную нами заявку. До ST-Mobi.com мы были вынуждены ждать, пока точка «дозреет». Сейчас торговый представитель приходит к ЛПРу и делает заказ через нашу систему. В данном случае можно говорить о стопроцентной эффективности: раньше продаж не было, теперь они есть.

Основные цели достигнуты: мы получаем оперативную информацию из полей, и структурировали работу сотрудников.

Если сохранить пожелания к полевым данным, но убрать ST-Mobi.com, агенту придется много времени тратить в ТТ, заполнять отчеты и бумажки, приносить их в офис. В офисе еще один сотрудник будет переводить это все в электронный вид. Мы получим ошибки, эффективность торговых резко упадет: он пройдет меньше точек, меньше уделит им внимания, что сразу же негативно скажется на продажах.

Правило 90% и полезные данные

— До автоматизации команда посещала торговые точки бесконтрольно, люди привыкли ходить куда и когда хотят. После переформирования маршрутов понадобился еще месяц, чтобы довести эффективность визитов до необходимых 90% (план-факт). Заказы — не основная задача торгового представителя, а качество работы оценивается по показателю «Идеальная ТТ» — соответствие магазина стандарту (на основе фотоотчета «до» и «после»). Плюс фотоотчет помогает нам убедиться, что мы установили правильную частоту посещения: если каждый раз агента в точке «встречает» пустой холодильник, значит, ходить в эту точку нужно чаще.

Формируя сценарии визитов, мы отталкивались от эффективности агентов и полезности информации: лишние данные не нужны, все, что передается в офис, должно использоваться в дальнейшей работе.

Итоги работы торговой команды (а вместе с ними и итоги автоматизации) мы будем подводить в конце 2016 года. Но уже сейчас мы можем оперировать данными от ключевых сетей Санкт-Петербурга и Ленинградской области. В «Пятерочке» и Х5 по итогам трех кварталов мы вышли на позицию №2 по продажам мороженого, в «Интерторге» в последнем квартале — на позицию №1.

Отзыв о новой версии «ST Мобильная Торговля»

— В начальной стадии проекта мы работали на третьей версии «ST Мобильная Торговля». Если честно, я был расстроен: такой хороший функционал программы, у нас современные планшеты. А тут — даже ярлычок нажимать не хотелось, чтобы открыть эту темную пиксельную историю. Поэтому, когда предложили перейти на МТ4, согласились не раздумывая. Я был очень приятно удивлен, настолько классным стало приложение. А когда дизайн нравится, то и к программе быстрее привыкаешь, все становится более понятным.

У нас молодые сотрудники, ко всем техническим новинкам легко адаптируются. Поэтому мы быстро приняли решение о переходе. Обновление у всей команды заняло три дня: не все поняли, что сначала нужно обновить Android, а потом приложение. Помогла техподдержка ST-Mobi.com: связалась с теми сотрудниками, которые работали еще на старой версии, и подсказала, что нужно делать.

Мы отследили KPI персонала в моменте перехода и не выявили потери результативности. Ни у кого не возникло вопросов, куда нажимать. Схема работы очень похожая на ту, что была в МТ3, те же шаги, но при этом программа стала понятнее.

Никому не надо объяснять, куда заходить и на что нажимать. На обучение мы не затратили никаких усилий. Мы спрашивали у сотрудников: как вам на новой версии? Они ответили, что все понятно.

С новой версией торговые представители стали быстрее обслуживать точки, менеджерский функционал работает корректнее. В опросных листах появилась возможность добавлять фото и закачивать одним файлом. В работе с маршрутом упростилась работа с координатами. Но оценить глубоко функциональное различие версий мы не можем, так как всего месяц проработали с МТ3. Основное отличие и преимущество МТ4 — легкость восприятия. Хорошее цветовое решение, удобное меню. Когда мне приходилось делать заказ в точке раньше, мне казалось, что найти нужную позицию или поставить фильтр — сложно. Сейчас стало намного проще работать, интерфейс стал дружелюбнее.

Если еще есть компании, которые работают на МТ3, переходите на МТ4. Это более простая и красивая версия. Но красота не просто для красоты. Она функциональная и удобная. Скорость работы наших сотрудников увеличилась: быстрее получается найти товар, поставить галочку или цифру в нужном месте и отправить документ в офис.