Работать на бумаге — невозможно

«Естественный процесс развития» — так называет автоматизацию производитель безалкогольных напитков «Ирбис» (Кемеровская область).

«Ирбис» производит безалкогольные и квасные напитки, минеральные воды с 1996 года. Продукцию на территории Кемеровской области компания распространяет самостоятельно (в штате работают 7 торговых агентов и 3 мерчандайзера), в Томске, Красноярске и Новосибирске работает через партнеров.

Почему компания даже с небольшим штатом торговых представителей уже не может существовать без программы автоматизации мобильной торговли, рассказывают начальник отдела сбыта Александр Якимович и начальник отдела маркетинга Евгения Никитина.

Александр Якимович, Начальник отдела сбыта, Ирбис

— Почему решили автоматизировать торговую команду?

Александр Якимович: В Кемеровской области мелкая розница приходит в упадок с заходом федеральных сетей. Конкуренция становится жестче, повышаются и требования к работе торгового агента. Но раньше мы не до конца понимали, из-за чего усложнилась работа: из-за изменения структуры рынка или из-за недостаточно качественной работы сотрудников. Нам теперь смешно вспомнить, как выглядел процесс приема заявки. Приходил торговый агент с шаблоном заявочного листа, собирал заявку, отвозил ее на склад, информация с этого листа вносилась в учетную систему, и после этого формировался заказ. Везде бумажные носители и переписывание информации по нескольку раз. Это не только долго, еще и ошибки постоянно возникали. Теперь работу с торговыми точками контролируем «от и до».

Евгения Никитина, Начальник отдела маркетинга, Ирбис

Евгения Никитина: Я, конечно, утрирую, но раньше можно было ногой открыть дверь торговой точки и спросить «сколько вам надо». Сейчас от качества работы «полевого» агента зависит и репутация и дальнейшее развитие компании, и объем продаж, и выполнение личного плана.

Наша цель: уйти от бумажной работы и получать оперативную информацию о ситуации в «полях». С помощью планшетов и мобильного приложения все делается быстрее, лучше и дешевле, так как люди освобождаются от лишней работы и больше успевают. А компания переходит на качественно другой уровень развития.

Внедрение современных технологий — это экономия, которая не только не вредит, а улучшает качество процессов.

— Как выбирали решение для автоматизации?

Е.Н: Начали с мониторинга рынка. Изначально рассматривали решения 9 поставщиков SFA-решений, в short-лист вошли три компании. Один из главных критериев отбора: чтобы решение не затрагивало учетную систему. Кроме того, программа должна быть простой и понятной для торговых. Офисные сотрудники привыкли работать с таблицами и документами, а у «полевого» персонала такого навыка нет. Поэтому решение должно быть наглядным, с интуитивным управлением. Чтобы программу было легко освоить пользователю даже с невысоким уровнем компьютерной грамотности. Также ориентировались на стоимость.

По всем показателям выиграла программа ST-Mobi.com от «Системных Технологий» — с помощью сервиса нам удалось обойти все «острые» углы, возникшие у нас при поиске решения для автоматизации мобильной торговли.

— Какие преимущества облачного решения вас привлекли?

Е.Н.: Минимальные затраты на запуск. Мы тратим деньги только на обучение и планшеты — статьи расходов, обязательные для любого проекта. Арендная плата — 23 руб. в день. На телефонные переговоры торговых представителей раньше уходило не меньше. Техническая поддержка осуществляется поставщиком. Для нас это важное преимущество, так как мы являемся дочерним предприятием ООО «Водоканал» Новокузнецка, ИТ-служба находится в структуре холдинга, своих ИТ-специалистов у нас нет.

— А не испугало, что сервис новый?

Е.Н.: «Системные Технологии» давно работают, опрошенные коллеги давали только положительные отзывы. Продукт отвечает требованиям рынка и нашим запросам. Облачные технологии тоже не пугали — в программу можно заходить с мобильного, с планшета, с ноутбука, с компьютера и мониторить ситуацию «в полях»: территорию торгового, маршруты, заказы. Мы недавно смеялись, что складские остатки в облаке лучше видно, чем в 1С. Потому что в учетной системе информация раскидана по складам и отчет нужно собирать.

Мы подписали все документы в феврале, в марте был тестовый период. За это время почувствовали, как сильно развилось решение в сторону повышения удобства пользователя. Компания работает для клиента. Мы много общаемся с группой внедрения, и все наши пожелания они, как волшебники, выполняют.

— Пришлось ли дорабатывать решение?

Е.Н.: Автоматизация показала наши уязвимые места, будем над ними работать. Поэтому глобальная настройка решения нам еще предстоит. А есть доработки, которые уже реализованы. Мы продаем напитки, единица продаж — 1 бутылка. Но так как вести учет удобнее в упаковках — добавили эту единицу измерения. Сделали автоматическое определение дополнительной скидки, которая зависит от объема заказа.

Изменили возможности работы с территорией. Раньше маршрут выгружался на одного человека. А у нас процесс устроен так: сегодня точку посетил торговый представитель, собрал заказ. После доставки товара приходит мерчандайзер и организует выкладку. Под нас организовали возможность включения торговых точек в маршрут нескольким сотрудникам. Теперь сможем оценить организацию торгового покрытия.

С планшетом удобнее

— Как торговые представители отреагировали на внедрение?

Е.Н.: Сначала была негативная реакция: «будут теперь следить». Мы провели собрание, объяснили, что автоматизация освободит время, которое можно будет потратить на решение задач на территории, повысить качество своей работы и личные продажи. Коллектив молодой — все быстро втянулись в процесс и освоили решение.

А.Я.: Сразу после внедрения «полевые» агенты дублировали свои заявки на бумаге. Постепенно от бумажек отошли — почувствовали, что с планшетом удобнее. Недавно мобильное устройство одного торгового отдали в ремонт, и сотрудник сразу попросил замену. Сейчас работать с бумажками уже невозможно.

Е.Н.: В планшете есть и фото, и прайс, и дебиторская задолженность, и история заказов — все необходимое для работы в «поле». Это не в куче бумажек рыться. Да и у сотрудников торговых точек впечатление совсем другое.

— Как изменилась работа торгового агента?

Е.Н.: За счет автоматизации работа ускорилась — освободившееся время заполнили новыми задачами, увеличили число визитов в день. Еще мы обнаружили, что некоторые дни «полевых» агентов не были заполнены целиком.

А.Я.: Анализ маршрутов и заявок показал, что клиенты практически не заказывают по пятницам (на понедельник): предсказать, будет ли нужен товар после выходных — сложно, спрос зависит от погоды. Теперь перед выходными торговые представители занимаются выкладкой, так как посещать точки с целью сбора заявок оказалось пустым занятием.

Е.Н.: По пятницам агенты закрывали недоделанные за неделю задачи — заполняли документы, сдавали деньги. То есть выполняли работу, которая никак не влияет на продажи. Теперь за счет мерчандайзинга продажи в выходные выросли.

— На какие еще бизнес-процессы повлияла автоматизация?

А.Я.: Заведующая складом раньше занималась функциями кладовщика из-за высокой нагрузки по оформлению заявок. Свои прямые обязанности выполнять не успевала — задержка отчетов по рабочему дню, в которых отображается весь брак, бой и так далее — достигала 10 рабочих дней. Мы освободили склад от работы по внесению заказов, теперь заявки подгружаются в УС автоматически.

Была проблема в недопоставке товаров. Дело в том, что в удаленные города машины выезжали после утренней загрузки и оформления документов. Мы находимся в Новокузнецке, до Кемерово, например, — 200 км. Одна машина не успевала развести по торговым точкам все заказы. Приходилось отправлять две. Сейчас, когда заявки стали приходить в течение дня, загрузка машины на межгород происходит заранее, и она успевает объехать большее количество точек.

— Кто был инициатором проекта: холдинг или сотрудник внутри компании?

Е.Н.: Это естественный процесс развития компании в условиях конкурентного рынка. Со стороны холдинга не было требований, кроме сокращения издержек и повышения прибыли. Инициатива внедрения решения исходила от нас.

Мы хотели освободить сотрудников от ненужной работы и лишних перемещений, повысить качество работы и понять ситуацию на каждой территории.

— Изменилась ли система мотивации после внедрения решения?

Е.Н.: Пока занимались внедрением и налаживанием работы программ, жестких решений в отношении торговых не принимали. Делаем замечание, если сотрудник поздно вышел на маршрут, но без штрафных санкций.

Сейчас лето — пора основных продаж — любые изменения нежелательны. По завершению сезона начнем переводить проект на новый качественный уровень — системно заниматься аналитикой и контролем, внедрять дальнейшие изменения.