Топ-10 отчетов для супервайзера

В обязанности руководителя стандартно входят контроль и анализ: как работают сотрудники и контрагенты, что происходит на рынке, как дела у конкурентов. Как в ЦУПе: надо следить за динамикой и анализировать, анализировать и еще раз анализировать. Каждый бизнес — как большой корабль и штурман должен заранее проложить курс, иначе просто поздно будет поворачивать. В 21 веке с информацией нет проблем — огромное количество источников, каналов. Сложность только в том, что надо синхронизировать эти данные и привести в один удобный вид. А на это надо время. Последствия же неверного анализа — некорректная оценка работы сотрудников, неадекватные планы продаж и рост дебиторской задолженности.

В современных системах автоматизации торговли уже предусмотрительно подготовлены аналитические блоки и отчеты, которые быстро и наглядно представляют все необходимое супервайзерам, руководителям отделов продаж и финансовым аналитикам.

Рассмотрим типовую систему отчетности на примере облачного сервиса автоматизации мобильной торговли ST-Mobi.com. Итак, в сервисе 10 видов оперативных отчетов, построенных на основании данных, которые собрали в полях торговые представители. Доступ к ним — через личный кабинет офисной части. Таким образом, у вас есть возможность с помощью браузера и интернета в несколько кликов получить нужную и, что особенно важно, актуальную информацию. Не надо тратить время и ресурсы для поездок в офис, бухгалтерию, на склад, звонить торговым агентам, чтобы собирать по частям различные данные.

Остатки товаров

Хотите быть в курсе ситуации на складах? Случались ли у вас накладки, когда торговый представитель продал товар, которого нет в наличии? Этот отчет поможет избежать подобных ситуаций. Вы сможете контролировать текущие остатки всех товаров на складах.

Взаимоотношения с клиентами

Позволяет узнать, сколько денег контрагенты должны вашей фирме. Вовремя полученная информация о долгах исключает возможность таких событий, когда отгружается товар в точку, задолженность которой уже давно просрочена. В отчете представлены взаиморасчеты, которые проводились с торговыми точками, а также есть возможность просмотра дебиторки. На основании этих данных вы можете решать кому еще можно отгружать товар, а с кого уже необходимо взыскивать денежные средства.

Продажи клиентам

Типичная ситуация: торговый агент собирает определенное количество заказов, а отгрузок по ним совершается меньше. Причем супервайзер узнает об этом уже постфактум. В этом отчете вы увидите суммы заказов, оплат, отгрузок и возвратов. Эти данные помогут в оперативном анализе и построении плана продаж.

Заказы агентов

Точно и объективно оценить продуктивность торговых представителей не так просто. Для этого нужно обладать большим объемом информации и правильно ее интерпретировать. Здесь вы можете просмотреть информацию о количестве и сумме заказов и отгрузок за определенный период по конкретному сотруднику. Узнать, кто из них работает результативней и собирает больше заказов.

Мерчандайзинг

Быть в курсе оперативной ситуации в торговых точках для супервайзера крайне важно. Как произведена выкладка, по какой цене продается товар и сколько его осталось в наличии на полках? Все это отражено в отчете. На основании полученной информации вы сможете проанализировать степень дистрибуции товаров, оценить текущее положение на рынке.

РДА (Рабочий день агента)

Супервайзеру сложно понять, как именно проходит рабочий день подчиненных. Но выход есть: анализировать числовые показатели их деятельности. Здесь представлены данные об эффективности работы мобильных сотрудников, произведенных ими мероприятиях и созданных документах, перемещениях и временных затратах. Рабочий день агента для вас становится максимально понятным и прозрачным — отражаются все его деловые активности с точностью до минуты.

Задачи агентов

Постоянно случаются ситуации, когда нужно поставить задачу торговым представителям. Каждый раз звонить им на мобильный телефон — дело хлопотное и затратное. Управляйте полевыми командами, используя единую среду постановки задач и контроля выполнения. Отчет показывает, сколько задач назначено к выполнению, количество начатых и законченных, а также прогресс в их выполнении в разрезе сотрудников.

План / Факт визитов

Правильно оценить KPI торговых агентов довольно сложно. Для этого надо понять, выполняется ли план посещений и насколько успешно совершаются визиты в торговые точки. В этом отчете отображаются данные о количестве запланированных и фактически совершенных визитов в точки, результатах посещения, визитах вне плана и другая информация. Доступны для анализа оперативной ситуации важные показатели эффективности торгового представителя Call Rate и Strike Rate. Call Rate — целевое значение среднего количества визитов в день, показатель посещаемости торговых точек на маршруте. Фиксируется, если сотрудник не просто проехал мимо точки, а находился там некоторое время (минимум 3 минуты). Strike Rate — отношение количества взятых в розничных точках заказов к числу визитов за период. Другими словами, это процент сработавших торговых точек, то есть тех, которые были посещены на маршруте и в них сделана заявка.

Учет пробега а/м

Как определить, что выездные сотрудники мошенничают с топливом? Если вы оплачиваете ГСМ автомобилей, на которых передвигаются торговые представители, то этот отчет поможет контролировать реальный пробег. Для предупреждения и выявления фальсификаций с отчетностью по ГСМ предусмотрен ввод цифр пробега вручную агентом на начало и конец рабочего дня, а также учитывается пробег по GPS-данным. Если он различается, то разница в километраже будет выявлена и указана в отчете.

Отчет по опросным листам

Если агенты проводят анкетирование в полях и собирают необходимую информацию, то с помощью этого отчета вы можете увидеть и оценить эти данные в структурированном виде. В торговых точках сотрудник заполняет опросные листы. Каждый опросный лист состоит из тем, в которых содержатся вопросы. В качестве ответов могут использоваться различные типы данных: текст, числа, дата и время, списки вариантов и другие. Отчет имеет гибкую систему настроек, для вывода, например, только определенных видов вопросов и ответов.

Отчеты сервиса автоматизации мобильной торговли ST-Mobi.com помогут вам быстро принять оптимальные управленческие решения, основанные на оперативной информации. Планирование и организация работы становится более четкой и объективной. Все эти мероприятия в комплексе позволят успешно прогнозировать развитие компании и достигать впечатляющих результатов.