Топ-10 отчетов для супервайзера

В обязанности руководителя стандартно входят контроль и анализ: как работают сотрудники и контрагенты, что происходит на рынке, как дела у конкурентов. Как в ЦУПе: надо следить за динамикой и анализировать, анализировать и еще раз анализировать. Каждый бизнес — как большой корабль и штурман должен заранее проложить курс, иначе просто поздно будет поворачивать. В 21 веке с информацией нет проблем — огромное количество источников, каналов. Сложность только в том, что надо синхронизировать эти данные и привести в один удобный вид. А на это надо время. Последствия же неверного анализа — некорректная оценка работы сотрудников, неадекватные планы продаж и рост дебиторской задолженности.

В современных системах автоматизации торговли уже предусмотрительно подготовлены аналитические блоки и отчеты, которые быстро и наглядно представляют все необходимое супервайзерам, руководителям отделов продаж и финансовым аналитикам.

Рассмотрим типовую систему отчетности на примере облачного сервиса автоматизации мобильной торговли ST-Mobi.com. Итак, в сервисе 10 видов оперативных отчетов, построенных на основании данных, которые собрали в полях торговые представители. Доступ к ним — через личный кабинет офисной части. Таким образом, у вас есть возможность с помощью браузера и интернета в несколько кликов получить нужную и, что особенно важно, актуальную информацию. Не надо тратить время и ресурсы для поездок в офис, бухгалтерию, на склад, звонить торговым агентам, чтобы собирать по частям различные данные.

Остатки товаров

Хотите быть в курсе ситуации на складах? Случались ли у вас накладки, когда торговый представитель продал товар, которого нет в наличии? Этот отчет поможет избежать подобных ситуаций. Вы сможете контролировать текущие остатки всех товаров на складах.

Отчет "Остатки товаров"

Взаимоотношения с клиентами

Позволяет узнать, сколько денег контрагенты должны вашей фирме. Вовремя полученная информация о долгах исключает возможность таких событий, когда отгружается товар в точку, задолженность которой уже давно просрочена. В отчете представлены взаиморасчеты, которые проводились с торговыми точками, а также есть возможность просмотра дебиторки. На основании этих данных вы можете решать кому еще можно отгружать товар, а с кого уже необходимо взыскивать денежные средства.

Отчет "Взаимоотношения с клиентами"

Продажи клиентам

Типичная ситуация: торговый агент собирает определенное количество заказов, а отгрузок по ним совершается меньше. Причем супервайзер узнает об этом уже постфактум. В этом отчете вы увидите суммы заказов, оплат, отгрузок и возвратов. Эти данные помогут в оперативном анализе и построении плана продаж.

Отчет "Продажи клиентам"

Заказы агентов

Точно и объективно оценить продуктивность торговых представителей не так просто. Для этого нужно обладать большим объемом информации и правильно ее интерпретировать. Здесь вы можете просмотреть информацию о количестве и сумме заказов и отгрузок за определенный период по конкретному сотруднику. Узнать, кто из них работает результативней и собирает больше заказов.

Мерчандайзинг

Быть в курсе оперативной ситуации в торговых точках для супервайзера крайне важно. Как произведена выкладка, по какой цене продается товар и сколько его осталось в наличии на полках? Все это отражено в отчете. На основании полученной информации вы сможете проанализировать степень дистрибуции товаров, оценить текущее положение на рынке.

Отчет "Мерчандайзинг"

РДА (Рабочий день агента)

Супервайзеру сложно понять, как именно проходит рабочий день подчиненных. Но выход есть: анализировать числовые показатели их деятельности. Здесь представлены данные об эффективности работы мобильных сотрудников, произведенных ими мероприятиях и созданных документах, перемещениях и временных затратах. Рабочий день агента для вас становится максимально понятным и прозрачным — отражаются все его деловые активности с точностью до минуты.

Отчет "РДА"

Задачи агентов

Постоянно случаются ситуации, когда нужно поставить задачу торговым представителям. Каждый раз звонить им на мобильный телефон — дело хлопотное и затратное. Управляйте полевыми командами, используя единую среду постановки задач и контроля выполнения. Отчет показывает, сколько задач назначено к выполнению, количество начатых и законченных, а также прогресс в их выполнении в разрезе сотрудников.

Отчет "Задачи агентов"

План / Факт визитов

Правильно оценить KPI торговых агентов довольно сложно. Для этого надо понять, выполняется ли план посещений и насколько успешно совершаются визиты в торговые точки. В этом отчете отображаются данные о количестве запланированных и фактически совершенных визитов в точки, результатах посещения, визитах вне плана и другая информация. Доступны для анализа оперативной ситуации важные показатели эффективности торгового представителя Call Rate и Strike Rate. Call Rate — целевое значение среднего количества визитов в день, показатель посещаемости торговых точек на маршруте. Фиксируется, если сотрудник не просто проехал мимо точки, а находился там некоторое время (минимум 3 минуты). Strike Rate — отношение количества взятых в розничных точках заказов к числу визитов за период. Другими словами, это процент сработавших торговых точек, то есть тех, которые были посещены на маршруте и в них сделана заявка.

Отчет "План/факт визитов"

Учет пробега а/м

Как определить, что выездные сотрудники мошенничают с топливом? Если вы оплачиваете ГСМ автомобилей, на которых передвигаются торговые представители, то этот отчет поможет контролировать реальный пробег. Для предупреждения и выявления фальсификаций с отчетностью по ГСМ предусмотрен ввод цифр пробега вручную агентом на начало и конец рабочего дня, а также учитывается пробег по GPS-данным. Если он различается, то разница в километраже будет выявлена и указана в отчете.

Отчет "Учет пробега а/м"

Отчет по опросным листам

Если агенты проводят анкетирование в полях и собирают необходимую информацию, то с помощью этого отчета вы можете увидеть и оценить эти данные в структурированном виде. В торговых точках сотрудник заполняет опросные листы. Каждый опросный лист состоит из тем, в которых содержатся вопросы. В качестве ответов могут использоваться различные типы данных: текст, числа, дата и время, списки вариантов и другие. Отчет имеет гибкую систему настроек, для вывода, например, только определенных видов вопросов и ответов.

Отчет по опросным листам

Отчеты сервиса автоматизации мобильной торговли ST-Mobi.com помогут вам быстро принять оптимальные управленческие решения, основанные на оперативной информации. Планирование и организация работы становится более четкой и объективной. Все эти мероприятия в комплексе позволят успешно прогнозировать развитие компании и достигать впечатляющих результатов.

Аватар пользователя freakyvara@gmail.com

Об авторе

Александр Косарев
ST-Mobi.com